Das dificuldades desse “povo de TI” – Parte 1: prioridades que mudam

Nesse mundo de TI as prioridades mudam o tempo todo, muito comumente por um fato muito simples: na grande maioria das vezes nossa área é apoio à operação das empresas, e não o fim. Quando a operação tem que mudar, a TI tem que ir junto. Muita gente já falou sobre isso: que acontece o tempo todo, que os profissionais não gostam, bla bla bla, yada yada yada, tereréu tereréu tereréu.

Portanto, não faz sentido falar novamente a respeito disso, afinal a vida é feita essencialmente de três coisas:

  1. Problemas
  2. Soluções
  3. Fatos

Tudo que é problema, tem solução e tudo que não tem solução é fato. Simples assim. Mudar é difícil, especialmente prioridades, mas não é impossível – isso é fato.

Sendo as prioridades mudando uma constante, precisamos de formas de minimizar seus efeitos em nossas mentes. Algumas possíveis soluções:

Solução nº 1: entenda a razão da mudança

Se um projeto de repente é mais importante que o outro, certamente existe uma razão para isso. Mesmo que ela seja muito desconcertante (exemplo: por que eu quis), vai ser melhor resolver o novo projeto sabendo de sua importância superior do que resolver sem saber e ficar remoendo aquela mudança inesperada que, provavelmente, se deu devido à falta de planejamento de outrem. Mais do que isso: vai te fazer ter mais carinho e cuidado com o que está fazendo.

Ah, sabendo da razão você pode aprender com isso e tentar evitar uma nova ocorrencia desse tipo de urgência.

Solução nº 2: prepare-se melhor

Essa é mais difícil. Preparar-se melhor geralmente significa fazer menos tempo as coisas que você mais gosta. Se você gosta de programar, certamente não é muito fã de escrever documentos longos que não geram efeito nenhum na vida de alguém.

Fazer essa mudança é difícil, especialmente se você já está há muito tempo fazendo algo, digamos, artesanal e que adora.

Solução nº 3: trabalhe em um lugar que você goste das pessoas, clientes, trabalho, lucros, independente das prioridades

Se tudo isso for verdade, dificilmente as mudanças de prioridades vão te fazer tão mal assim.

Clique aqui!

Por que tudo na internet tem um clique aqui?

Já parou pra pensar que esse “call to action” é muito intromissor?

Eu acho um saco escrever clique aqui em sites e peças – dá a impressão que o usuário é idiota aos olhos do construtor da peça. Por vezes não entendemos a importância de um clique aqui em um texto. Afinal de contas, você só quer clicar, não é mesmo?

E é o que o usuário vai te perguntar (cadê o meu clique aqui?) quando não encontrar. Seus olhos passeiam pelo texto buscando o clique aqui.

Uma experiência bacana que vi há alguns anos é um site feito inteiramente sem o uso de cliques (é em flash, portanto só no desktop).

É fascinante ver o quanto somos condicionados aos clique aquis mundo afora e o quanto é automático clicar aqui.

A arte de enviar e organizar e-mails

Sim, isso vale um post. Pode parecer maluquice mas é verdade: enviar e-mails não é uma tarefa fácil nem trivial. Depende de uma série de regras e definições.

Mas por que eu deveria me preocupar com isso?

Simples: seres humanos leem e-mails. E eles, em geral, merecem respeito. Alguém vai ler a sua mensagem, pense nele. Ele vai entender? Vale a pena mandar esse e-mail? Será que não é melhor um telefonema? Seria mais intrusivo ligar ou mandar e-mail?

Muitas perguntas, não? Não adianta me mandar e-mail a respeito, siga lendo…

Problemas do mundo moderno

Reply to all (responder a todos)

É mania nacional. Você responde a todos. Sem se preocupar se todos devem ler aquela mensagem que você está mandando.

Se receber um e-mail de uma lista de distribuição, ANALISE, se o que você vai dizer todos devem saber.

Chat no e-mail

Se você respondeu a mesma mensagem mais de duas vezes em menos de 30 minutos é necessário utilizar outra ferramenta para essa comunicação. Skype, Lync, Messenger do facebook, Hangouts do google, face-time, chat do uol, whatsapp, o bom e velho telefone… opções não faltam.

Regras de “etiqueta”

Existem algumas regras que não encontrei muitos artigos a respeito mas já vi bastante gente falar e em geral, convergir para essas regras abaixo:

  1. Se alguém precisa ler um e-mail e responder ele, essa pessoa tem que estar no “to” ou “para”
  2. Se alguém precisa receber um e-mail e saber apenas da existência daquele assunto, essa pessoa tem que estar no CC ou cópia
  3. Se alguém precisa receber um e-mail em copia oculta, ele deve ser encaminhado em APÓS O ENVIO DO E-MAIL PRINCIPAL ao destinatário e não enviado na copia oculta. Vai que ele tem a doença do repy to all?
  4. Listas de e-mails grandes e comunicados para muitas pessoas, envie na copia oculta. Novamente, se algum dos destinatários tem o problema do reply to all você não enche a caixa de todos com as respostas.

Antes de apertar enviar REVEJA se as pessoas certas estão na linha certa.

Nesse maremoto de e-mails que você manda e recebe todo dia, certamente sua caixa deve estar constantemente cheia. Há aqueles que se copiam nos próprios e-mails para ter “roteamento” de seus e-mails. Não precisa mais fazer isso gente. Juro.

O que nos leva ao próximo assunto: organizando e-mails.

Utilizando ferramentas do Microsoft Outlook

Você tem aquele ataque de ansiedade quando vê a caixa de e-mails cheia? E quando vê a de um colega com 5 mil e-mails? Bom, eu tenho e essa é a razão de escrever esse post.

Verdade seja dita: eu nunca usei nenhum outro software de gerenciamento de e-mails. É um mal do meio, talvez, mas realmente não me interessei por outras ferramentas – o outlook resolvia todos os problemas e não gerava muitos outros. Portanto, vamos aprender um pouco de “autíluque”, sim?

Regras de mensagens

Você pode utilizar regras para organizar os e-mails por “grupos de afinidade” ou “urgência”, que é o meu caso. Utilizo um método que Scott Hanselman vive postando e palestrando a respeito que é a forma que ele faz. Pra mim deu resultado.

A ideia básica por trás do método de Hanselman é escolher seus e-mails utilizando as seguintes divisões:

  1. E-mails enviados para mim (estou na linha “para” do e-mail)
  2. E-mails de pessoas de FORA da minha organização – clientes, parceiros, fornecedores, familiares
  3. E-mails nos quais eu fui copiado – portanto, não preciso responder imediatamente
  4. Convites de reuniões – alguém quer conversar comigo em algum momento (ainda não utilizo isso pois não é parte constante da minha vida, mas é uma ideia interessante…)

Entendeu agora o porque das regras anteriores?

Dessa forma você sabe: 1: itens que preciso ver já; 2. algum cliente mandou um e-mail, ele deve ser importante, leia logo; 3. itens que talvez não tenham tanta relevância; 4. dependendo da quantidade de reuniões que você participa, faz todo sentido separar isso

Genial, como eu faço uma regra? É mais simples do que você imagina. Acesse o menu regras e crie uma nova regra. Explore os menus, seja curioso – não faz mal não.

Tenha em mente:

  1. Computadores são burros, eles não são capazes de decidir o que fazer sozinhos, você precisa dizer para eles o que fazer
  2. A ordem do que você diz pra fazer, faz toda diferença

Etapas rápidas

Elas são muito úteis. Gerencio minha caixa de entrada por projeto. Cada projeto tem sua pasta específica e é pra lá que e-mails lidos vão.

Depois de um tempo a quantidade de projetos aumenta, e ficar arrastando e soltando e-mails em pastas se torna uma tarefa chata e interminável.

Crie uma pasta que faça sentido na sua vida. Por exemplo o nome do projeto.

Clicando com o botão direito sobre uma mensagem existe uma caixa chamada “etapas rápidas”, no final dela tem um menu para criar uma nova etapa rápida.

Essa funcionalidade foi desenvolvida justamente por que o trabalho de criar regras é bem demorado e burocrático – e não é algo que você vai fazer toda semana.

Logo no começo tem algumas opções mais comuns, a primeira delas é “mover para uma pasta”. Ao escolher a pasta para qual o e-mail deverá ser movido e dê um nome à essa etapa. Em geral eu uso o nome da pasta.

Note que no topo do outlook essa etapa rápida aparece agora para você escolher e executar para as mensagens em foco na pasta atual. Ao clicar nela o e-mail é enviado para a pasta, magicamente.

Nunca mais você terá 5 mil e-mails na caixa de entrada.

Hanselman diz ainda que não verifica e-mail pela manhã. Ainda não consegui chegar nesse nível de desapego da caixa postal… isso fica para um próximo post.

Links interesantes:

The Three Most Important Outlook Rules For Processing Mail

Don’t Check Your Email in the Morning

Oredev Keynote – Information Overload and Managing the Flow: Effectiveness and Efficiency

Getting Organized While Drinking from the (Outlook) Fire Hose