Respostas automáticas e redirecionamento de e-mail no outlook 2013/OWA 2013

Vai sair de férias? Não esqueça de inserir uma mensagem automática informando de sua ausência.

Como faz?

No desktop

Acesse as opções, clique em respostas automáticas, configure a mensagem e o período.

Na web

Clique sobre a engrenagem, ao lado da sua foto, no canto superior direito da tela

Agora em “Definir respostas automáticas”.

Configurações

Em ambos os casos deve-se marcar para enviar respostas, definir um período em que elas vão ser enviadas e duas mensagens diferentes (uma para pessoas de dentro da organização e outra para contatos externos).

Opcionalmente você pode enviar apenas para os seus contatos. Isso é particularmente útil para aquele SPAMMER não saber que seu endereço existe de fato.

Exemplos de mensagens automáticas

Dentro da organização

Olá,

Obrigado por sua mensagem.

No período de xx/xx a xx/xx estarei de fora do escritório com pouco acesso a meus e-mails.

Em caso de urgência me ligue no XX XXX-XXX-XXX

Atenciosamente,

Fulano

Fora da organização

Olá,

Obrigado por sua mensagem.

No período de xx/xx a xx/xx estarei fora do escritório com pouco acesso a meus e-mails.

Em caso de urgência por favor entre em contato pelo telefone XX XXXX-XXX com a equipe de TAL.

Atenciosamente,

Agendamentos recursivos no outlook – inclusive de reuniões com outras pessoas

Mais um da série sobre Outlook! Dessa vez vamos falar sobre reuniões e atividades recursivas.

Recorrência, o que é

A rigor, algo que acontece mais de uma vez em períodos específicos. Exemplo: seu aniversário é um evento recorrente com intervalo de um ano.

Por que isso é importante no outlook?

Por vezes você pode se deparar com situações em que facilitaria muito ter alguém te lembrando de fazer algo.

Um calendário de aniversário, de revisões do carro, de reuniões para acompanhamento de um projeto, de followup de uma questão qualquer.

Fazer esse mapeamento no outlook manualmente seria altamente cansativo. Se você já tentou, já sabe que é um saco.

Recorrência é algo realmente simples no outlook: abra um novo evento, clique em recorrência, defina os valores, BUM, tá pronto.

Defina os parâmetros para criar um evento recorrente
Defina os parâmetros para criar um evento recorrente

Bloco de cima – hora do compromisso

  • Início: marca o inicio de cada ocorrência
  • Fim: final de cada ocorrência
  • Duração: um menos o outro. Alterando o final esse box muda e alterando esse box o final muda

Bloco do meio – Padrão da recorrência

  • Diário, semanal, mensal, anual: intervalo a aplicar (melhor colocar anual a cada dois anos do que a cada 730 dias)
  • Bloco central “a cada”: varia de acordo com o período especificado. Troque as opções da lateral para definir esses valores

Bloco final – intervalo de ocorrência: até quando você precisa desse evento?

Interessante. E se eu precisar convidar participantes (fazer uma solicitação de reunião) recursiva, dá?

Sim, exatamente da mesma forma que você viu no trecho anterior, no mesmo menu recorrência.

A melhor parte? Usando alguma conta que sincronize esses eventos com seu calendário (exemplo: exchange) você não precisará fazer mais nada para que ele apareça em outros devices conectados na mesma conta, como seu smartphone, tablet, o que quer que seja.

Meu outlook está lento! E agora?

Se você nunca teve um problema de lentidão no outlook, provavelmente não usa ele a tempo suficiente.

Já falei um pouco sobre como organizar e-mails e algumas regras interessantes para escrevê-los. Pois bem, não importa o quanto você tente, cedo ou tarde o outlook vira uma carroça – pelo menos no Windows.

Os arquivos de dados

O outlook tem essa solução/problema chamada arquivos de dados. Fazendo um paralelo rápido: ele guarda seus e-mails em “livros-caixa”, quando o espaço acaba ele adiciona novas folhas. O problema é que continua atualizando o índice, afinal esse é o livro-caixa corrente e é bem provável – em suas premissas, claro – que isso venha a ser importante em breve. Você precisa ajuda-lo a saber o que é livro-caixa passado e o que é atual.

Aqui entram os arquivos PSTs. Sem mais alongamentos, vamos nos fazer uma pergunta simples: nós sabemos o que é arquivo antigo e o que é novo? Pode parecer bobo, mas essa pergunta é a chave de tudo. Se você não sabe, seu outlook não vai adivinhar.

Novamente, como exemplo óbvio vou usar a minha organização de e-mails. Meu trabalho é altamente projetizado e a grande maioria do fluxo de refere-se a projetos. Pois bem, cada projeto tem sua pastinha com seus respectivos e-mails.

Assim que um projeto termina, vai para o arquivo de dados (PST) de projetos mortos desse ano.

“Tá, gênio, e se eu usar o Outlook pra Mac? Gera o mesmo problema?”

Sinceramente? Não sei. Quando eu souber eu atualizo o post.

“Ah, fantástico. E como eu faço isso?”

Moleza.

Outlook 2013/2010

  1. Clique em arquivo
  2. Vá em configurações de conta e depois configurações de conta (sim, os menus tem o mesmo nome)
  3. Clique na aba Arquivos de dados
  4. Clique em Adicionar
  5. ESCOLHA (isso é importante) o local onde sua pst será gravada, dê um nome a ela e, opcionalmente, insira uma senha – não esqueça essa senha JAMAIS
  6. Clique em OK

Com isso feito você notará que surge uma nova pasta no seu oulook com o nome da sua PST (no meu caso, 2015) e dentro dela uma pasta Itens Excluídos e outra Pastas de Pesquisa.

Agora basta mover as mensagens para lá. A partir disso o Outlook vai parar de criar indices para os e-mails antigos, liberando performance para você poder fazer coisas mais interessantes.

Lembra que falei que é importante indicar o local do arquivo? Quando você terminar, a MELHOR coisa que pode fazer é uma cópia dessa PST (que é um arquvio) e lembrar de fazer backups periódicos dela. Dessa forma você não perde e-mails antigos.

Uma vez que seus e-mails dos anos anteriores deixarem de ter relevância, volte a acessar o menu de criação das PSTs e remover o vínculo com o outlook – isso vai faze-lo iniciar mais rápido.

Por hoje é isso crianças!

A arte de enviar e organizar e-mails

Sim, isso vale um post. Pode parecer maluquice mas é verdade: enviar e-mails não é uma tarefa fácil nem trivial. Depende de uma série de regras e definições.

Mas por que eu deveria me preocupar com isso?

Simples: seres humanos leem e-mails. E eles, em geral, merecem respeito. Alguém vai ler a sua mensagem, pense nele. Ele vai entender? Vale a pena mandar esse e-mail? Será que não é melhor um telefonema? Seria mais intrusivo ligar ou mandar e-mail?

Muitas perguntas, não? Não adianta me mandar e-mail a respeito, siga lendo…

Problemas do mundo moderno

Reply to all (responder a todos)

É mania nacional. Você responde a todos. Sem se preocupar se todos devem ler aquela mensagem que você está mandando.

Se receber um e-mail de uma lista de distribuição, ANALISE, se o que você vai dizer todos devem saber.

Chat no e-mail

Se você respondeu a mesma mensagem mais de duas vezes em menos de 30 minutos é necessário utilizar outra ferramenta para essa comunicação. Skype, Lync, Messenger do facebook, Hangouts do google, face-time, chat do uol, whatsapp, o bom e velho telefone… opções não faltam.

Regras de “etiqueta”

Existem algumas regras que não encontrei muitos artigos a respeito mas já vi bastante gente falar e em geral, convergir para essas regras abaixo:

  1. Se alguém precisa ler um e-mail e responder ele, essa pessoa tem que estar no “to” ou “para”
  2. Se alguém precisa receber um e-mail e saber apenas da existência daquele assunto, essa pessoa tem que estar no CC ou cópia
  3. Se alguém precisa receber um e-mail em copia oculta, ele deve ser encaminhado em APÓS O ENVIO DO E-MAIL PRINCIPAL ao destinatário e não enviado na copia oculta. Vai que ele tem a doença do repy to all?
  4. Listas de e-mails grandes e comunicados para muitas pessoas, envie na copia oculta. Novamente, se algum dos destinatários tem o problema do reply to all você não enche a caixa de todos com as respostas.

Antes de apertar enviar REVEJA se as pessoas certas estão na linha certa.

Nesse maremoto de e-mails que você manda e recebe todo dia, certamente sua caixa deve estar constantemente cheia. Há aqueles que se copiam nos próprios e-mails para ter “roteamento” de seus e-mails. Não precisa mais fazer isso gente. Juro.

O que nos leva ao próximo assunto: organizando e-mails.

Utilizando ferramentas do Microsoft Outlook

Você tem aquele ataque de ansiedade quando vê a caixa de e-mails cheia? E quando vê a de um colega com 5 mil e-mails? Bom, eu tenho e essa é a razão de escrever esse post.

Verdade seja dita: eu nunca usei nenhum outro software de gerenciamento de e-mails. É um mal do meio, talvez, mas realmente não me interessei por outras ferramentas – o outlook resolvia todos os problemas e não gerava muitos outros. Portanto, vamos aprender um pouco de “autíluque”, sim?

Regras de mensagens

Você pode utilizar regras para organizar os e-mails por “grupos de afinidade” ou “urgência”, que é o meu caso. Utilizo um método que Scott Hanselman vive postando e palestrando a respeito que é a forma que ele faz. Pra mim deu resultado.

A ideia básica por trás do método de Hanselman é escolher seus e-mails utilizando as seguintes divisões:

  1. E-mails enviados para mim (estou na linha “para” do e-mail)
  2. E-mails de pessoas de FORA da minha organização – clientes, parceiros, fornecedores, familiares
  3. E-mails nos quais eu fui copiado – portanto, não preciso responder imediatamente
  4. Convites de reuniões – alguém quer conversar comigo em algum momento (ainda não utilizo isso pois não é parte constante da minha vida, mas é uma ideia interessante…)

Entendeu agora o porque das regras anteriores?

Dessa forma você sabe: 1: itens que preciso ver já; 2. algum cliente mandou um e-mail, ele deve ser importante, leia logo; 3. itens que talvez não tenham tanta relevância; 4. dependendo da quantidade de reuniões que você participa, faz todo sentido separar isso

Genial, como eu faço uma regra? É mais simples do que você imagina. Acesse o menu regras e crie uma nova regra. Explore os menus, seja curioso – não faz mal não.

Tenha em mente:

  1. Computadores são burros, eles não são capazes de decidir o que fazer sozinhos, você precisa dizer para eles o que fazer
  2. A ordem do que você diz pra fazer, faz toda diferença

Etapas rápidas

Elas são muito úteis. Gerencio minha caixa de entrada por projeto. Cada projeto tem sua pasta específica e é pra lá que e-mails lidos vão.

Depois de um tempo a quantidade de projetos aumenta, e ficar arrastando e soltando e-mails em pastas se torna uma tarefa chata e interminável.

Crie uma pasta que faça sentido na sua vida. Por exemplo o nome do projeto.

Clicando com o botão direito sobre uma mensagem existe uma caixa chamada “etapas rápidas”, no final dela tem um menu para criar uma nova etapa rápida.

Essa funcionalidade foi desenvolvida justamente por que o trabalho de criar regras é bem demorado e burocrático – e não é algo que você vai fazer toda semana.

Logo no começo tem algumas opções mais comuns, a primeira delas é “mover para uma pasta”. Ao escolher a pasta para qual o e-mail deverá ser movido e dê um nome à essa etapa. Em geral eu uso o nome da pasta.

Note que no topo do outlook essa etapa rápida aparece agora para você escolher e executar para as mensagens em foco na pasta atual. Ao clicar nela o e-mail é enviado para a pasta, magicamente.

Nunca mais você terá 5 mil e-mails na caixa de entrada.

Hanselman diz ainda que não verifica e-mail pela manhã. Ainda não consegui chegar nesse nível de desapego da caixa postal… isso fica para um próximo post.

Links interesantes:

The Three Most Important Outlook Rules For Processing Mail

Don’t Check Your Email in the Morning

Oredev Keynote – Information Overload and Managing the Flow: Effectiveness and Efficiency

Getting Organized While Drinking from the (Outlook) Fire Hose