Meu outlook está lento! E agora?

Se você nunca teve um problema de lentidão no outlook, provavelmente não usa ele a tempo suficiente.

Já falei um pouco sobre como organizar e-mails e algumas regras interessantes para escrevê-los. Pois bem, não importa o quanto você tente, cedo ou tarde o outlook vira uma carroça – pelo menos no Windows.

Os arquivos de dados

O outlook tem essa solução/problema chamada arquivos de dados. Fazendo um paralelo rápido: ele guarda seus e-mails em “livros-caixa”, quando o espaço acaba ele adiciona novas folhas. O problema é que continua atualizando o índice, afinal esse é o livro-caixa corrente e é bem provável – em suas premissas, claro – que isso venha a ser importante em breve. Você precisa ajuda-lo a saber o que é livro-caixa passado e o que é atual.

Aqui entram os arquivos PSTs. Sem mais alongamentos, vamos nos fazer uma pergunta simples: nós sabemos o que é arquivo antigo e o que é novo? Pode parecer bobo, mas essa pergunta é a chave de tudo. Se você não sabe, seu outlook não vai adivinhar.

Novamente, como exemplo óbvio vou usar a minha organização de e-mails. Meu trabalho é altamente projetizado e a grande maioria do fluxo de refere-se a projetos. Pois bem, cada projeto tem sua pastinha com seus respectivos e-mails.

Assim que um projeto termina, vai para o arquivo de dados (PST) de projetos mortos desse ano.

“Tá, gênio, e se eu usar o Outlook pra Mac? Gera o mesmo problema?”

Sinceramente? Não sei. Quando eu souber eu atualizo o post.

“Ah, fantástico. E como eu faço isso?”

Moleza.

Outlook 2013/2010

  1. Clique em arquivo
  2. Vá em configurações de conta e depois configurações de conta (sim, os menus tem o mesmo nome)
  3. Clique na aba Arquivos de dados
  4. Clique em Adicionar
  5. ESCOLHA (isso é importante) o local onde sua pst será gravada, dê um nome a ela e, opcionalmente, insira uma senha – não esqueça essa senha JAMAIS
  6. Clique em OK

Com isso feito você notará que surge uma nova pasta no seu oulook com o nome da sua PST (no meu caso, 2015) e dentro dela uma pasta Itens Excluídos e outra Pastas de Pesquisa.

Agora basta mover as mensagens para lá. A partir disso o Outlook vai parar de criar indices para os e-mails antigos, liberando performance para você poder fazer coisas mais interessantes.

Lembra que falei que é importante indicar o local do arquivo? Quando você terminar, a MELHOR coisa que pode fazer é uma cópia dessa PST (que é um arquvio) e lembrar de fazer backups periódicos dela. Dessa forma você não perde e-mails antigos.

Uma vez que seus e-mails dos anos anteriores deixarem de ter relevância, volte a acessar o menu de criação das PSTs e remover o vínculo com o outlook – isso vai faze-lo iniciar mais rápido.

Por hoje é isso crianças!

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