A arte de enviar e organizar e-mails

Sim, isso vale um post. Pode parecer maluquice mas é verdade: enviar e-mails não é uma tarefa fácil nem trivial. Depende de uma série de regras e definições.

Mas por que eu deveria me preocupar com isso?

Simples: seres humanos leem e-mails. E eles, em geral, merecem respeito. Alguém vai ler a sua mensagem, pense nele. Ele vai entender? Vale a pena mandar esse e-mail? Será que não é melhor um telefonema? Seria mais intrusivo ligar ou mandar e-mail?

Muitas perguntas, não? Não adianta me mandar e-mail a respeito, siga lendo…

Problemas do mundo moderno

Reply to all (responder a todos)

É mania nacional. Você responde a todos. Sem se preocupar se todos devem ler aquela mensagem que você está mandando.

Se receber um e-mail de uma lista de distribuição, ANALISE, se o que você vai dizer todos devem saber.

Chat no e-mail

Se você respondeu a mesma mensagem mais de duas vezes em menos de 30 minutos é necessário utilizar outra ferramenta para essa comunicação. Skype, Lync, Messenger do facebook, Hangouts do google, face-time, chat do uol, whatsapp, o bom e velho telefone… opções não faltam.

Regras de “etiqueta”

Existem algumas regras que não encontrei muitos artigos a respeito mas já vi bastante gente falar e em geral, convergir para essas regras abaixo:

  1. Se alguém precisa ler um e-mail e responder ele, essa pessoa tem que estar no “to” ou “para”
  2. Se alguém precisa receber um e-mail e saber apenas da existência daquele assunto, essa pessoa tem que estar no CC ou cópia
  3. Se alguém precisa receber um e-mail em copia oculta, ele deve ser encaminhado em APÓS O ENVIO DO E-MAIL PRINCIPAL ao destinatário e não enviado na copia oculta. Vai que ele tem a doença do repy to all?
  4. Listas de e-mails grandes e comunicados para muitas pessoas, envie na copia oculta. Novamente, se algum dos destinatários tem o problema do reply to all você não enche a caixa de todos com as respostas.

Antes de apertar enviar REVEJA se as pessoas certas estão na linha certa.

Nesse maremoto de e-mails que você manda e recebe todo dia, certamente sua caixa deve estar constantemente cheia. Há aqueles que se copiam nos próprios e-mails para ter “roteamento” de seus e-mails. Não precisa mais fazer isso gente. Juro.

O que nos leva ao próximo assunto: organizando e-mails.

Utilizando ferramentas do Microsoft Outlook

Você tem aquele ataque de ansiedade quando vê a caixa de e-mails cheia? E quando vê a de um colega com 5 mil e-mails? Bom, eu tenho e essa é a razão de escrever esse post.

Verdade seja dita: eu nunca usei nenhum outro software de gerenciamento de e-mails. É um mal do meio, talvez, mas realmente não me interessei por outras ferramentas – o outlook resolvia todos os problemas e não gerava muitos outros. Portanto, vamos aprender um pouco de “autíluque”, sim?

Regras de mensagens

Você pode utilizar regras para organizar os e-mails por “grupos de afinidade” ou “urgência”, que é o meu caso. Utilizo um método que Scott Hanselman vive postando e palestrando a respeito que é a forma que ele faz. Pra mim deu resultado.

A ideia básica por trás do método de Hanselman é escolher seus e-mails utilizando as seguintes divisões:

  1. E-mails enviados para mim (estou na linha “para” do e-mail)
  2. E-mails de pessoas de FORA da minha organização – clientes, parceiros, fornecedores, familiares
  3. E-mails nos quais eu fui copiado – portanto, não preciso responder imediatamente
  4. Convites de reuniões – alguém quer conversar comigo em algum momento (ainda não utilizo isso pois não é parte constante da minha vida, mas é uma ideia interessante…)

Entendeu agora o porque das regras anteriores?

Dessa forma você sabe: 1: itens que preciso ver já; 2. algum cliente mandou um e-mail, ele deve ser importante, leia logo; 3. itens que talvez não tenham tanta relevância; 4. dependendo da quantidade de reuniões que você participa, faz todo sentido separar isso

Genial, como eu faço uma regra? É mais simples do que você imagina. Acesse o menu regras e crie uma nova regra. Explore os menus, seja curioso – não faz mal não.

Tenha em mente:

  1. Computadores são burros, eles não são capazes de decidir o que fazer sozinhos, você precisa dizer para eles o que fazer
  2. A ordem do que você diz pra fazer, faz toda diferença

Etapas rápidas

Elas são muito úteis. Gerencio minha caixa de entrada por projeto. Cada projeto tem sua pasta específica e é pra lá que e-mails lidos vão.

Depois de um tempo a quantidade de projetos aumenta, e ficar arrastando e soltando e-mails em pastas se torna uma tarefa chata e interminável.

Crie uma pasta que faça sentido na sua vida. Por exemplo o nome do projeto.

Clicando com o botão direito sobre uma mensagem existe uma caixa chamada “etapas rápidas”, no final dela tem um menu para criar uma nova etapa rápida.

Essa funcionalidade foi desenvolvida justamente por que o trabalho de criar regras é bem demorado e burocrático – e não é algo que você vai fazer toda semana.

Logo no começo tem algumas opções mais comuns, a primeira delas é “mover para uma pasta”. Ao escolher a pasta para qual o e-mail deverá ser movido e dê um nome à essa etapa. Em geral eu uso o nome da pasta.

Note que no topo do outlook essa etapa rápida aparece agora para você escolher e executar para as mensagens em foco na pasta atual. Ao clicar nela o e-mail é enviado para a pasta, magicamente.

Nunca mais você terá 5 mil e-mails na caixa de entrada.

Hanselman diz ainda que não verifica e-mail pela manhã. Ainda não consegui chegar nesse nível de desapego da caixa postal… isso fica para um próximo post.

Links interesantes:

The Three Most Important Outlook Rules For Processing Mail

Don’t Check Your Email in the Morning

Oredev Keynote – Information Overload and Managing the Flow: Effectiveness and Efficiency

Getting Organized While Drinking from the (Outlook) Fire Hose

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